Świadectwo energetyczne dla wynajmowanego lokalu Wrocław

Wynajmowanie nieruchomości wiąże się nie tylko z przygotowaniem umowy, ustaleniem wysokości kaucji czy sporządzeniem protokołu zdawczo-odbiorczego. Właściciel powinien również sprawdzić, czy dysponuje ważnym świadectwem charakterystyki energetycznej. Obowiązek ten dotyczy zarówno sprzedaży, jak i najmu budynku lub jego części.

Nie są to przepisy charakterystyczne dla Wrocławia. Takie same zasady obowiązują właścicieli nieruchomości w całej Polsce. Co istotne, wymóg przekazywania świadectwa przy sprzedaży i wynajmie nie pojawił się dopiero 28 kwietnia 2023 r. Ministerstwo wskazuje, że funkcjonował w obecnej ustawie już od 2015 r., a wcześniej odpowiednie regulacje znajdowały się w Prawie budowlanym.

Czy przy wynajmie mieszkania we Wrocławiu potrzebne jest świadectwo energetyczne?

Co do zasady tak. Jeżeli lokal ma zostać wynajęty, właściciel powinien zapewnić sporządzenie świadectwa, aby następnie przekazać najemcy dokument w formie wymaganej przez ustawę. Oficjalne informacje Ministerstwa Rozwoju i Technologii wprost wymieniają najem jako jedną z sytuacji powodujących obowiązek przekazania świadectwa.

W przypadku najmu lokalu świadectwo powinno dotyczyć właśnie części budynku będącej przedmiotem umowy, a nie przypadkowego innego lokalu w tym samym budynku. Ustawa wyraźnie reguluje tę sytuację.

Tabela nr 1. Świadectwo energetyczne na poszczególnych etapach wynajmu

Nie ma przy tym znaczenia, czy lokal znajduje się na Starym Mieście, Krzykach, Psim Polu, Fabrycznej czy w innej części Wrocławia. Obowiązek wynika z przepisów ogólnokrajowych.

Co dokładnie trzeba przekazać najemcy?

W przypadku najmu przepisy są bardziej precyzyjne, niż sugeruje często używane sformułowanie „przekazanie świadectwa”.

Przy zawarciu umowy najmu przekazuje się najemcy kopię świadectwa otrzymanego w postaci papierowej albo wydruk świadectwa otrzymanego w postaci elektronicznej.

To różni najem od sprzedaży. Przy sprzedaży świadectwo przekazuje się nabywcy przy sporządzaniu aktu notarialnego. Przy najmie ustawodawca mówi natomiast o kopii lub wydruku dokumentu przekazywanym przy zawarciu umowy.

Najemca nie musi więc otrzymywać jedynego papierowego oryginału znajdującego się w dokumentacji właściciela.

Świadectwo energetyczne krok po kroku przy wynajmie nieruchomości

Kiedy należy przekazać świadectwo najemcy?

Ustawa wskazuje konkretny moment: przy zawarciu umowy najmu. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że właściciel nie powinien rozpoczynać przygotowywania dokumentu dopiero po podpisaniu umowy. Jeżeli świadectwa nie ma, warto zlecić je wcześniej, aby przed finalizacją najmu był czas na zebranie danych, ich weryfikację i przeprowadzenie obliczeń.

Ważne jest również, aby nie rozszerzać przepisu ponad jego rzeczywiste brzmienie. Ustawa wiąże obowiązek z zawarciem umowy najmu. Nie można więc automatycznie twierdzić, że każdy aneks do istniejącej umowy oznacza obowiązek ponownego przekazania dokumentu.

Czy najemca może zrezygnować ze świadectwa energetycznego?

Nie. Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania kopii albo wydruku świadectwa. Wynika to bezpośrednio z art. 11 ust. 4 ustawy. W praktyce zapis w umowie w rodzaju „najemca nie żąda świadectwa energetycznego” nie znosi ustawowego obowiązku. To istotne także wtedy, gdy obie strony chcą szybko podpisać umowę i najemca deklaruje, że informacje o charakterystyce energetycznej nie są mu potrzebne. Prawo do otrzymania dokumentu nie zostało pozostawione do swobodnej decyzji stron.

Czy świadectwo trzeba przygotować przed wystawieniem ogłoszenia?

Obowiązek przekazania dokumentu najemcy realizowany jest przy zawarciu umowy. Ogłoszenie wiąże się jednak z innym wymogiem.

Jeżeli dla wynajmowanego budynku lub jego części zostało już sporządzone świadectwo, właściciel lub pośrednik powinien podać w ogłoszeniu albo reklamie określone parametry:

• EU – wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię użytkową,
• EK – wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię końcową,
• EP – wskaźnik rocznego zapotrzebowania na nieodnawialną energię pierwotną,
• udział odnawialnych źródeł energii w rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową,
• jednostkową wielkość emisji CO₂.

Wartości należy przepisać z rzeczywistego dokumentu. Nie należy wykorzystywać przykładowych wskaźników znalezionych w internecie ani szacować ich samodzielnie.

Czy świadectwo jest potrzebne przy wynajmie lokalu użytkowego?

Przepisy nie ograniczają obowiązku wyłącznie do mieszkań. Oficjalne wyjaśnienia wskazują na budynek lub część budynku, a jako część budynku wymieniają m.in. lokal mieszkalny lub użytkowy.

Oznacza to, że wynajem biura, lokalu usługowego czy innej części budynku również może wiązać się z koniecznością zapewnienia i przekazania świadectwa.

Trzeba jednak pamiętać o ustawowych wyłączeniach dotyczących określonych kategorii budynków. Dlatego w nietypowych przypadkach obowiązek należy oceniać na podstawie statusu i sposobu użytkowania konkretnego obiektu, a nie wyłącznie jego potocznej nazwy.

Czy przy najmie krótkoterminowym również potrzebne jest świadectwo?

Sam krótki okres umowy nie tworzy ogólnej zasady zwalniającej z wymogów dotyczących świadectwa. Przepisy dotyczące przekazania dokumentu odnoszą się do umowy najmu i nie ustanawiają prostego wyjątku typu „najmy do określonej liczby dni są zawsze zwolnione”. Jednocześnie ustawa przewiduje określone wyłączenia dla budynków, w tym dla budynku mieszkalnego przeznaczonego do użytkowania nie dłużej niż przez cztery miesiące w roku.

Nie należy mylić tych dwóch kwestii. Czteromiesięczne wyłączenie dotyczy cechy i przeznaczenia budynku określonego w ustawie, a nie automatycznie każdej pojedynczej krótkiej umowy najmu.

Jak długo ważne jest świadectwo wynajmowanego lokalu?

Świadectwo charakterystyki energetycznej jest zasadniczo ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia. Może jednak utracić ważność wcześniej, jeżeli wykonane roboty budowlano-instalacyjne spowodują zmianę charakterystyki energetycznej budynku lub jego części.

Ministerstwo jako przykłady wskazuje m.in.:

• wymianę okien,
• wymianę źródła ciepła,
• docieplenie budynku.

Jeżeli właściciel ma kilkuletnie świadectwo, nie musi więc automatycznie zamawiać nowego przy każdym kolejnym najmie. Powinien natomiast sprawdzić datę dokumentu oraz to, czy od jego sporządzenia nie wykonano prac powodujących utratę ważności.

Czy zmiana najemcy wymaga nowego świadectwa?

Sama zmiana najemcy nie oznacza automatycznie, że trzeba ponownie wykonywać obliczenia i zamawiać nowe świadectwo.

Jeżeli istniejący dokument nadal jest ważny i odpowiada aktualnej charakterystyce energetycznej lokalu, może być wykorzystany przy kolejnej umowie. Nowemu najemcy trzeba jednak przy zawarciu umowy przekazać odpowiednią kopię lub wydruk ważnego świadectwa.

To ważne rozróżnienie:

nowa umowa najmu = ponowne wykonanie obowiązku przekazania dokumentu, ale niekoniecznie sporządzenie nowego świadectwa.

Nowy dokument będzie potrzebny, jeżeli dotychczasowy stracił ważność lub nie może już prawidłowo opisywać nieruchomości.

Co zrobić, jeśli właściciel mieszkania nie ma danych technicznych budynku?

To częsty problem, zwłaszcza w przypadku mieszkań w starszych budynkach. Właściciel lokalu może nie znać dokładnej konstrukcji ścian, parametrów ocieplenia czy danych dotyczących wspólnych instalacji.

Ustawa przewiduje rozwiązanie takiej sytuacji. Świadectwo dla części budynku może zostać opracowane na podstawie świadectwa całego budynku, a jeśli go nie ma – na podstawie dokumentacji technicznej. Właściciel lub zarządca budynku ma obowiązek nieodpłatnie przekazać właścicielowi części budynku odpowiednią kopię, wydruk albo dokumentację w terminie nie dłuższym niż 14 dni od złożenia wniosku.

W praktyce właściciel mieszkania może więc zwrócić się do zarządcy, wspólnoty lub spółdzielni o materiały potrzebne do przygotowania dokumentu.

Jakie informacje przygotować przed zleceniem świadectwa?

W przypadku mieszkania lub lokalu warto przygotować przede wszystkim informacje dotyczące:

• powierzchni nieruchomości,
• jej położenia w budynku,
• ogrzewania,
• przygotowania ciepłej wody,
• wentylacji,
• rodzaju okien,
• dostępnych danych o ociepleniu,
• przeprowadzonych modernizacji.

Pomocny będzie również rzut lokalu i dostępna dokumentacja techniczna.

Jeżeli części informacji brakuje, nie należy uzupełniać ich przypadkowymi wartościami. Osoba sporządzająca świadectwo powinna otrzymać możliwie wiarygodne dane umożliwiające prawidłowe zastosowanie metodologii.

Kto może sporządzić świadectwo dla wynajmowanego lokalu?

Świadectwo powinno sporządzić osoba posiadająca wymagane uprawnienie, czyli wpisana do wykazu osób uprawnionych prowadzonego w ramach CRCEB. Samo określanie się jako audytor energetyczny, inżynier czy specjalista od budownictwa nie zastępuje wymaganego wpisu.

Dokument sporządzony prawidłowo jest powiązany z centralnym rejestrem i posiada nadany w nim numer. Ustawa przewiduje zarówno papierową, jak i elektroniczną postać świadectwa. Dokument elektroniczny musi być opatrzony numerem z rejestru oraz odpowiednim podpisem elektronicznym osoby uprawnionej.

Moment wykorzystania świadectwa energetycznego podczas wynajmu nieruchomości

Na wykresie przedstawiono proces od przygotowania lokalu, przez publikację ogłoszenia i znalezienie najemcy, aż do podpisania umowy i przekazania kopii lub wydruku świadectwa. Najważniejszym momentem z punktu widzenia obowiązku przekazania dokumentu jest zawarcie umowy najmu, natomiast jeżeli świadectwo istnieje wcześniej, określone wskaźniki należy wykorzystać już w ogłoszeniu.

Jak wygląda realizacja świadectwa dla lokalu we Wrocławiu?

W przypadku serwisu Świadectwo Energetyczne Wrocław prowadzonego przez mgr. inż. Tomasza Kwiatkowskiego proces został zaplanowany jako zdalny.

Najpierw następuje zgłoszenie, następnie zebranie informacji o nieruchomości i ich weryfikacja. Wśród podstawowych danych serwis wymienia m.in. powierzchnię, rodzaj budynku, sposób ogrzewania, wentylację i typ okien. Rzut oraz informacje dotyczące izolacji mogą dodatkowo usprawnić realizację.

Po skompletowaniu danych wykonywane są obliczenia, a następnie przygotowywany jest dokument. Serwis deklaruje typowy termin 24–48 godzin od skompletowania danych. Nie jest to termin ustawowy ani gwarancja dotycząca każdego przypadku – rzeczywisty czas może zależeć od kompletności informacji i charakteru nieruchomości.

Czy właściciel musi dać najemcy elektroniczny oryginał świadectwa?

Nie tak formułuje ten obowiązek ustawa. Jeżeli świadectwo zostało przekazane właścicielowi w postaci elektronicznej, przy zawarciu umowy najmu najemcy przekazuje się jego wydruk. Jeżeli właściciel otrzymał dokument papierowy, najemcy przekazuje jego kopię. To praktyczna różnica pomiędzy sposobem otrzymania świadectwa od osoby uprawnionej a sposobem wykonania obowiązku wobec najemcy.

Właściciel powinien więc zachować swój dokument, a najemcy przekazać odpowiednią formę przewidzianą w art. 11 ustawy.

Czy brak świadectwa powoduje nieważność umowy najmu?

Nie ma podstaw, aby przedstawiać brak świadectwa jako automatyczną przyczynę nieważności umowy najmu.

Ustawa nakłada na właściciela lub inny wskazany podmiot obowiązek przekazania dokumentu najemcy i nie pozwala najemcy zrzec się prawa do jego otrzymania. Nie ustanawia jednak zasady, według której umowa najmu bez przekazania świadectwa automatycznie przestaje być ważna.

Nie oznacza to oczywiście, że obowiązek można ignorować. Nieprzekazanie świadectwa jest naruszeniem ustawowego wymogu, ale konsekwencje tego naruszenia trzeba odróżniać od cywilnoprawnej ważności samej umowy.

Jak przygotować się do wynajmu nieruchomości we Wrocławiu?

Najpierw warto sprawdzić, czy dla lokalu istnieje świadectwo i czy nadal jest ono ważne. Jeżeli dokument jest aktualny, można wykorzystać wynikające z niego wskaźniki w ogłoszeniu, a przy podpisaniu umowy przekazać najemcy odpowiednią kopię lub wydruk.

Jeżeli świadectwa nie ma, należy zebrać dane techniczne i zlecić jego sporządzenie osobie wpisanej do właściwego wykazu CRCEB.

Najprostszy schemat wygląda więc następująco:

sprawdzenie świadectwa → przygotowanie danych → sporządzenie dokumentu, jeśli jest potrzebny → publikacja wymaganych wskaźników w ogłoszeniu → podpisanie umowy → przekazanie kopii lub wydruku najemcy.

Nie warto odkładać tego na dzień podpisania umowy. Brak danych technicznych, konieczność uzyskania dokumentacji od zarządcy lub dodatkowa weryfikacja mogą wydłużyć przygotowanie świadectwa.

Najważniejsze jest jednak to, że najemca ma ustawowe prawo otrzymać dokument przy zawarciu umowy i nie może się tego prawa zrzec.